Resumo: Novas regras no regime de Facturação de 2013

O Decreto-Lei n.º 197/2012 e o Decreto-Lei n.º 198/2012, do D.R. n.º 164, Série I de 2012-08-24, vêm efectuar mudanças radicais na área das regras de facturação, no nosso país. Quais são essas alterações? 1. Obrigatoriedade de Factura Deixa de existir a referência "Factura ou documento equivalente". Passa apenas a existir a Fatura que a partir de 01 de Janeiro de 2013 é obrigatória em todas as transacções. 2. Facturas Simplificadas O Decreto-Lei n.º 197/2012, passa a permitir que os sujeitos passivos, emitam faturas simplificadas nas transmissões de bens efectuados por retalhistas a particulares quando o valor da fatura seja inferior a 1000€, bem como em quaisquer outras transmissões de bens e prestações de serviços de montante não superior a € 100, neste caso quer os adquirentes sejam sujeitos passivos ou particulares. 3. Registo de Adiantamentos O registo de valores pagos antecipadamente deverá ser suportado por uma Factura. Isto significa que deixa de existir a figura do "Recibo de Adiantamento" e tanto os valores relativos a uma transmissão de bens ou prestação de serviços ainda não efectuada, como os pagamentos coincidentes com o momento em que o imposto é devido devem ser suportados por uma factura. 4. Documentos de devolução Foram alteradas as regras de emissão de documentos de devolução (Notas e Guias de Devolução, Notas de Crédito e documentos equivalentes), sendo que para além do elementos que eram já obrigatórios, terão que passar a identificar o documento de origem e especificar o que foi alterado relativamente a esse documento de origem. 5. Clientes com Representante fiscal As Facturas emitidas a sujeitos passivos que não tenham sede em território nacional e que tenham nomeado um representante no nosso país, devem ter a menção dos elementos do representante, nomeadamente o seu Nome, Morada e NIF). 6. Textos que deverão ser mencionados O Decreto-Lei 197/2012 vem definir um conjunto de menções que as Facturas emitidas deverão conter em diferentes situações. Assim: · Autofaturação No caso de Facturas emitidas em Autofacturação (no ecrã de Compras), deverá ser mencionado o texto "Autofacturação". · Exigibilidade de caixa As facturas abrangidas pelo artº1º do Regime especial de exigibilidade de IVA, devem ser numeradas seguidamente numa série especial, convenientemente referenciada, e conter a menção "Exigibilidade de caixa". · IVA-Autoliquidação A renúncia à isenção de IVA deve ser exercida caso a caso e a respectiva factura, quando o destinatário ou adquirente for o devedor do imposto, deve conter a expressão "IVA-autoliquidação". · IVA-Não confere direito à dedução Salvo no caso das vendas referidas no Artº60 nº9, as facturas emitidas por retalhistas sujeitos ao regime especial de tributação não conferem direito à dedução, devendo delas constar a menção "IVA-Não confere direito à dedução". O mesmo se passa com as entregas efectuadas por revendedores por conta dos distribuidores. Também neste caso as facturas emitidas pelos revendedores devem conter a menção "IVA-Não confere direito à dedução" ou expressão similar. · Regime de margem de lucro De acordo com o nº 6 do Regime especial de tributação dos bens em segunda mão, as facturas relativas às transmissões efectuadas ao abrigo do regime especial de tributação da margem, emitidas pelos sujeitos passivos revendedores, não podem discriminar o imposto devido e devem conter a menção "Regime de margem de lucro-Bens em segunda mão", Regime de margem de lucro-Objetos de arte" ou "Regime de margem de lucro-Objetos de coleção e antiguidades". 7. Comunicação de facturas à AT Passa a ser obrigatória a comunicação à AT de todas as facturas emitidas. Esta comunicação tem que ser efectuada até ao dia 8 do mês seguinte à sua emissão e não é possível alterar a via de comunicação no decurso do ano civil. As formas de comunicação disponíveis: a) Por transmissão electrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação electrónica (Webservice); b) Por transmissão electrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT), criado pela Portaria n.º 321 -A/2007, de 26 de março, alterada pela Portaria n.º 1192/2009, de 8 de outubro, contendo os elementos das faturas; c) Por inserção direta no Portal das Finanças; d) Por outra via electrónica, nos termos a definir por portaria do Ministro das Finanças. Os sujeitos passivos que sejam obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT), devem optar por uma das modalidades constantes das alíneas a) e b). Antes da disponibilização dos dados técnicos, por parte da AT, não podemos dizer o que vamos fazer no software de forma a automatizar a transmissão dos dados da Factura à AT. Fica no entanto o alerta para o facto de, sendo já obrigatório o envio do ficheiro SAF-T(PT) pela utilização de Software Certificado (Software PHC), as possibilidades de transmissão de dados estão limitadas às duas primeiras opções, ou seja: a) Por transmissão eletrónica de dados em tempo real, integrada em programa de faturação eletrónica; b) Por transmissão eletrónica de dados, mediante remessa de ficheiro normalizado estruturado com base no ficheiro SAF-T (PT). 8. Emissão de documentos de Transporte Os "Documento de transporte": a fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes, só podem ser emitidos através de uma das seguintes formas: a) Por via electrónica, devendo estar garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, de acordo com o disposto no Código do IVA; b) Através de programa informático que tenha sido objeto de prévia certificação pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), nos termos da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, alterada pela Portaria n.º 22 -A/2012, de 24 de janeiro; c) Através de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, de cujos respectivos direitos de autor seja detentor; d) Diretamente no Portal das Finanças; e) Em papel, utilizando-se impressos numerados seguida e tipograficamente em tipografia autorizada pelo Ministério das Finanças. 9. Elementos dos documentos de Transporte Se o transporte for acompanhado por uma factura, os elementos obrigatórios são os que já referi acima. Se o transporte for acompanhado por guias de transporte ou documento equivalente, deverão conter pelo menos os seguintes elementos: a) Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e NIF do remetente; b) Nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente; c) NIF do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo; d) Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades; e) Locais de carga e descarga; f) Data e hora em que se inicia o transporte. 10. Comunicação dos documentos de Transporte à AT Caso o sujeito passivo possua volume de negócios superior a 100.000€, passa a ser obrigatória a comunicação à AT dos elementos dos documentos de transporte processados, antes do início do transporte. Esta comunicação é efectuada da seguinte forma: a) Por transmissão electrónica de dados para a AT, nos casos previstos nas alíneas a) a d) do nº anterior. Utilizando uma destas opções a AT atribui um número de identificação ao documento; b) Através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte. Nos casos em que o documento de transporte é emitido por via electrónica, sempre que o transportador disponha de código fornecido pela AT, fica dispensado da impressão do documento de transporte. Tendo apenas que levar o respectivo código atribuído. Os documentos de transporte emitidos por qualquer uma das restantes opções, devem ser processados em 3 exemplares. Relativamente a esta comunicação de dados, tal como sucede relativamente aos elementos das Facturas, também no caso dos documentos de transporte, aguardamos a disponibilização da estrutura técnica destes ficheiros para podemos definir como e o que vamos implementar no software. 11. Alterações aos documentos de Transporte As alterações ao local de destino, ocorridas durante o transporte, ou a não aceitação imediata e total dos bens transportados, obrigam à emissão de documento de transporte adicional em papel, identificando a alteração e o documento alterado.